REGULAMIN V Ogólnopolskiego Forum Służby BHP

"Wizja ZERO"

WARSZAWA, 14-15 września 2023 r.

Postanowienia ogólne 

1. V OGÓLNOPOLSKIEGO FORUM SŁUŻBY BHP "WIZJA ZERO", zwana w dalszej części Regulaminu Forum, odbywa się w dn. 14-15września 2023r. w Hotelu ARCHE HOTEL KRAKOWSKA w Warszawie.
2. Organizatorem Forum jest Zarząd Główny Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Pracowników Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy z siedzibą w Warszawie, ul. T. Czackiego 3/5/502 , 00-043 Warszawa, w strukturach Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Pracowników Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy wpisanego do rejestru stowarzyszeń prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000084723;
3. Uczestnikami Forum są osoby zakwalifikowane do udziału w Forum, spełniające wymagania opisane w pkt. 8  lit. a-c niniejszego Regulaminu z zastrzeżeniem pkt. 14 oraz prelegenci, tj. osoby prowadzące towarzyszące Forum wykłady autorskie i dyskusje podialne.
4. Oficjalny serwis internetowy Forum znajduje się pod adresem: http://www.forum.ospsbhp.pl ; adres email do kontaktów: biuro@ospsbhp.pl
5. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Forum i obowiązują wszystkich Uczestników.
6. Dokonanie zgłoszenia rejestracyjnego za pośrednictwem formularza znajdującego się na stronie internetowej Forum, jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu, a także zobowiązaniem do przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem. 

Zasady uczestnictwa i odwołania uczestnictwa 

7. Warunkiem udziału w Forum w charakterze Słuchacza - Uczestnika jest: 
   1. zgłoszenie uczestnictwa w Forum wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Forum;
   2. otrzymanie od organizatora na wskazany w zgłoszeniu adres e-mail potwierdzenia rejestracji, w przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu 48 godzin od momentu rejestracji uprasza się o kontakt pod adresem mailowym: biuro@ospsbhp.pl
   3. uiszczenie opłaty rejestracyjnej w ciągu 7 dni kalendarzowych od momentu otrzymania mailowego potwierdzenia rejestracji, jednak nie później niż do 20 sierpnia 2023 r.
8. Warunkiem udziału w Forum w charakterze Prelegenta – Uczestnika jest: 
   1. zgłoszenie uczestnictwa w Forum w charakterze Prelegenta – Uczestnika bezpośrednio do organizatorów Forum na adres e-mail ela.bozejewicz@gmail.com lub telefonicznie  pod nr tel.  604 416 911.
   2. otrzymanie od organizatora na wskazany w zgłoszeniu adres e-mail potwierdzenia rejestracji, w przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu 48 godzin od momentu rejestracji uprasza się o kontakt pod adresem mailowym: ela.bozejewicz@gmail.com
   3. nadesłanie na adres poczty elektronicznej biuro@ospsbhp.pl skróconego życiorysu (bio), wizerunku Prelegenta, o ile życzy sobie umieszczenia go na stronie Serwisu, w terminie nie późniejszym niż 14 dni przed dniem rozpoczęcia Konferencji.
9. Poprzez przesłanie prezentacji na potrzeby prowadzonego w trakcie Forum wykładu, Prelegent-Uczestnik udziela Organizatorowi niewyłącznej licencji na korzystanie z materiałów przekazanych Organizatorowi w związku z udziałem w Forum – abstraktów w języku polskim i/lub angielskim, przesłanej prezentacji, jak również wystąpień Prelegenta-Uczestnika podczas Forum.
10. Licencja obejmuje:
    1. w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – utrwalanie i zwielokrotnianie Praw dowolną techniką, w tym techniką drukarską, reprograficzną i techniką cyfrową, na wszelkich rodzajach nośników, w tym na nośnikach CD i półprzewodnikowych, jak również wprowadzanie i przesyłanie Praw do pamięci systemów teleinformatycznych;
    2. w zakresie rozpowszechniania – najem, użyczania i wprowadzanie do obrotu nośników na których Prawa utrwalono;
    3. w zakresie rozpowszechniania w sposób inny niż wskazany pod lit. b powyżej – udostępnianie w taki sposób, by każdy miał do Praw dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, wyświetlanie, nadawanie i reemitowanie, zarówno drogą naziemną, jak i satelitarną, przekaz Praw w systemie transmisji strumieniowej (streaming), zarówno na żywo, jak i na życzenie.
11. Licencja udzielona zostaje pod warunkiem uzyskania pozytywnej oceny zgłoszenia zgodnie z pkt. 8.
12. Adres e-mail podany w zgłoszeniu użyty zostanie do korespondencji związanej z usługą (tj. potwierdzenia zgłoszenia, przesyłania istotnych informacji związanych z Forum).
13. Przed wysłaniem formularza rejestracji Uczestnika zobowiązany jest zapoznać się z treścią Regulaminu i Polityki Prywatności. Poprzez przesłanie uzupełnionego formularza, Uczestnik składa ofertę zawarcia umowy o udział w Forum.
14. Z chwilą przesłania do osoby, która wypełniła i przesłała formularz potwierdzenia rejestracji udziału w Forum, pomiędzy ZG OSPSHBP a Uczestnikiem, albo też reprezentowaną przez Uczestnika osobą prawną, dochodzi do zawarcia umowy o udział w Forum.
15. Jeżeli w formularzu zgłoszeniowym wymagane są dane, których Uczestnik nie chce lub nie może podać należy skontaktować się z Organizatorem. Organizator w uzasadnionych przypadkach dokona indywidualnej rejestracji.
16. Ostateczny termin rejestracji zgłoszeń udziału w Forum upływa w dniu 20 sierpnia 2023r.
17. W terminie do 20 sierpnia 2023r. istnieje możliwość wycofania się z udziału w Forum w takiej sytuacji prosimy o przesłanie mailem na adres: biuro@ospsbhp.pl   wiadomości zatytułowanej „Rezygnacja-V Forum-imię i nazwisko” wraz z podaniem wszystkich danych do zwrotu wpłaconej kwoty oraz otrzymanie wiadomości zwrotnej z potwierdzeniem przyjęcia rezygnacji.
18. W przypadku wycofania się z udziału w Forum istnieje możliwość odstąpienia swojego miejsca innej osobie w takiej sytuacji prosimy o przesłanie mailem na adres: skarbnik@ospsbhp.pl  wiadomości zatytułowanej „Zmiana Uczestnika-V Forum-imię i nazwisko” wraz z podaniem wszystkich danych osoby, która zamiennie podejmie się udziału w Forum.
19. Liczba miejsc jest ograniczona. Decyduje kolejność zgłoszeń.
20. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów. 
21. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu Forum w każdym czasie, w przypadku zaistnienia okoliczności rozumianych jako siła wyższa (m.in. decyzje władz państwowych i innych instytucji, klęska żywiołowa, strajki, warunki atmosferyczne). 

Ceny i warunki płatności

22. Koszt udziału w Forum (obejmujący koszty organizacji i wyżywienia) wynosi:
    1. dla członków OSPSBHP:
       1. udział w I dniu Forum – 2000,00  zł
       2. udział w kolacji – 290,00  zł
       3. udział w II dniu Forum – 180,00  zł
    2. dla osób nie będących członkami OSPSBHP:
       1. udział w I dniu Forum – 250,00  zł
       2. udział w kolacji – 320,00  zł
       3. udział w II dniu Forum – 230,00  zł
23. Należność w odpowiedniej wysokości należy wpłacić do dnia 20 sierpnia 2023 r. na rachunek:

OSPSBHP Warszawa, ul. Czackiego 3/5, Nr rachunku 31 1050 1012 1000 0090 3090 2291 z dopiskiem „Forum – nazwisko i imię Uczestnika”.

24. Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od opłaty tytułem udziału w Forum.
25. Faktury są wystawiane i wysyłane po zaksięgowaniu wpłaty. W przypadku pytań w tej sprawie prosimy o kontakt pod adresem e-mail: skarbnik@ospsbhp.pl
26. Brak pisemnej rezygnacji do dnia 20 sierpnia 2023r. złożonej za pośrednictwem adresu mail na który wpłynęło potwierdzenie rejestracji powoduje obowiązek uiszczenia należności. W przypadku rezygnacji po tym terminie opłata nie będzie  zwracania.
27. Nieobecność na konferencji zobowiązuje do zapłaty pełnej należności.
28. Ceny oraz warunki płatności za Uczestnictwo w Forum zamieszczone są na stronie internetowej Forum pod adresem http://www.forum.ospsbhp.pl/koszty

Wizerunek

29. Uczestnik oświadcza, że wyraża zgodę na używanie i rozpowszechnianie jego wizerunku przez Organizatorów dla celów promocyjnych i marketingowych związanych z działalnością Organizatorów.
30. Niniejsza zgoda nie jest ograniczona ani czasowo, ani terytorialnie i obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności plakaty reklamowe, ulotki, drukowane materiały promocyjne, spoty telewizyjne, reklamę w gazetach i czasopismach oraz w Internecie itp.
31. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich (istniejących i przyszłych) roszczeń, w tym również o wynagrodzenie, z tytułu wykorzystywania jego wizerunku w zakresie sprecyzowanym w pkt. 29.
32. Uczestnikowi przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Ochrona danych osobowych 

33. Zgodnie z art. 13 ust. 1−2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016, str. 1-88) – dalej „RODO” – Zarząd Główny Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Pracowników Służby BHP (dalej: „ZG OSPSBHP”)informuje:
34. Administratorem Państwa danych osobowych jest Zarząd Główny Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Pracowników Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy z siedzibą w Warszawie, ul. T. Czackiego 3/5/502 , 00-043 Warszawa, w strukturach Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Pracowników Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy wpisanego do rejestru stowarzyszeń prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000084723;
35. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych w ZG OSPSBHP: biuro@ospsbhp.pl
36. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu:
    1. rejestracji deklaracji udziału Uczestników i obsługi Uczestników w ramach Forum tj. zawarcia i wykonaniem umowy na podstawie art. 6ust. 1 lit. b RODO,
    2. w celu wypełnienia obowiązków prawnych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa w tym w szczególności zgodnie z ustawą o rachunkowości na podstawie art. 6 ust. 1 pkt. pkt c RODO,
    3. w celu rejestracji przebiegu Forum fotograficznie i video, w tym wizerunku Uczestników na podstawie zgody art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
    4. w celu marketingu usług własnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
    5. Administrator zastrzega możliwość przechowywania Państwa danych w celu prawnie uzasadnionego interesu polegającego na ewentualnym ustaleniu, dochodzeniu roszczeń lub obronie przed roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
37. Administrator zbiera i przetwarza dane Uczestników Forum w celach związanych z organizacją i realizacja i rozliczeniem Forum w zakresie:
    1. dane prelegentów: imię i nazwisko, adres e-mail,  telefon kontaktowy, tytuł naukowy lub zawodowy, dane dotyczące reprezentowanej przez Państwa instytucji/organizacji, adres instytucji/organizacji, skrócony życiorys (bio), wizerunek Uczestnika zarejestrowany podczas Forum (o ile pozwalać będzie na identyfikacje osoby, której dane dotyczą);
    2. dane słuchaczy: imię i nazwisko, adres e-mail,  telefon kontaktowy, tytuł naukowy lub zawodowy, dane dotyczące reprezentowanej przez Państwa instytucji/organizacji, adres instytucji/organizacji, wizerunek Uczestnika zarejestrowany podczas Forum (o ile pozwalać będzie na identyfikacje osoby, której dane dotyczą);
    3. każdy uczestnik Forum podaje również następujące dane do faktury: imię i nazwisko/nazwa firmy, adres, kod pocztowy, miasto, opcjonalnie: NIP.

Podanie powyższych danych jest dobrowolne, jednak jest niezbędne dla zawarcia z Administratorem umowy o uczestnictwo w Forum i jej wykonania. 

38. Do danych osobowych mogą mieć dostęp następujący odbiorcy danych:
    1. podmioty współpracujące w charakterze wykonawców w związku z obsługą Forum w szczególności w zakresie usług księgowych, informatycznych, consultingowych, prawnych i audytowych;
    2. w sytuacjach szczególnych, opisanych w przepisach prawa, dane mogą być udostępnione podmiotom wskazanym w tych przepisach.
39. Dane osobowe w postaci imienia i nazwiska Uczestnika zostaną przekazane w trybie art. 28 RODO do drukarni w celu przygotowania zaświadczeń uczestnictwa w Forum – w tym celu zostanie zawarte porozumienie z drukarnią, zobowiązujące do usunięcia danych osobowych, po wykonaniu usługi.
40. Administrator informuje, że nie zamierza przekazać Państwa danych osobowych do państwa trzeciego czy do organizacji międzynarodowej poza terytorium UE Twoje dane osobowe. W wyjątkowych sytuacjach mogą być przekazane do Stanów Zjednoczonych Ameryki jedynie podmiotom, które gwarantują odpowiednie standardy ich ochrony, tj. w odniesieniu do których wydana została przez Komisję Europejską decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, o której mowa w art. 45 RODO, w tym w ramach mechanizmu Privacy Shield, albo też w oparciu o inne odpowiednie zabezpieczenia, o których mowa w art. 46 RODO, w tym modelowe klauzule umowne. 
41. Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do konkretnego przetwarzania danych: okres trwania umowy uczestnictwa w Forum, okres przedawnienia roszczeń i czynów karalnych. Okres przetwarzania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne do dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami. Po tym okresie dane będą przetwarzane jedynie w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa w tym przepisami o rachunkowości jeżeli ma to zastosowanie. W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody Państwa dane będą przetwarzane do czasu jej cofnięcia.
42. Zgodnie z art. 7, 15, 16, 17, 18, 20, 21 RODO, o ile przepisy RODO nie stanowią inaczej przysługuje Państwu prawo do:
    1. prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii oraz prawo do sprostowania (poprawiania), usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzanych danych;
    2. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawe przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
    3. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uzna, iż przetwarzanie tych danych osobowych narusza przepisy RODO.
43. Administrator informuje, że w zakresie Państwa danych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania, o których mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
44. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest niezbędne do realizacji przedstawionego celu i bez ich podania nie jest możliwa realizacje tego celu, czyli uczestnictwo w Forum, obsługa przez Organizatorów udziału Uczestników Forum oraz przygotowanie zaświadczeń potwierdzających uczestnictwo oraz działań propagujących działalność Organizatorów Forum.

Postanowienia końcowe 

45. Polityka Prywatności stanowi integralną część niniejszego Regulaminu.
46. Jeśli w niniejszym Regulaminie nie wskazano inaczej, kontakt pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem odbywał się będzie drogą elektroniczną, ze strony Uczestnika za pośrednictwem adresu e-mail wskazanego formularzu zgłoszenia, a ze strony Organizatora za pośrednictwem adresu biuro@ospsbhp.pl
47. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Forum będą rozstrzygane przez Sąd właściwy dla siedziby Zarząd Główny Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Pracowników Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy z siedzibą w Warszawie, ul. T. Czackiego 3/5/502 , 00-043 Warszawa.
48. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.